FGTS Digital Processos Trabalhistas: Novas Regras 2026

A Revolução no Recolhimento do FGTS para Processos Trabalhistas

Uma importante atualização no cenário da gestão de recursos humanos e obrigações trabalhistas está programada para maio de 2026: a integração dos recolhimentos de FGTS decorrentes de processos trabalhistas ao sistema FGTS Digital. Esta mudança representa um passo significativo na modernização e simplificação dos processos para empregadores, exigindo atenção e planejamento estratégico por parte dos departamentos de RH e suas assessorias.

O Cronograma e a Abrangência da Nova Regra

A partir de 1º de maio de 2026, todos os recolhimentos de Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) resultantes de sentenças judiciais ou acordos firmados em Comissões de Conciliação Prévia (CCP) ou Núcleos Intersindicais de Conciliação (Ninter) deverão ser efetuados exclusivamente por meio do FGTS Digital. Esta data-limite é crucial e marca a transição definitiva para um novo modelo de operacionalização, que visa maior transparência e agilidade.

É fundamental destacar que a utilização da guia do FGTS Digital será obrigatória para a maioria dos empregadores. No entanto, os empregadores domésticos constituem uma exceção temporária. Para sentenças da Justiça do Trabalho ou acordos em CCP/Ninter que ocorrerem até 30 de abril de 2026, os empregadores deverão continuar utilizando as guias SEFIP/GFIP 660, seguindo o procedimento atual. Mesmo nesses casos, a obrigação de enviar os eventos S-2500 ao eSocial permanece, conforme estabelecido pelo § 6º do artigo 5º da Portaria MTE nº 240/2025.

Para os empregadores domésticos, os sistemas da Caixa ainda estão em fase de preparação para receber os valores de FGTS de processos trabalhistas via FGTS Digital. Enquanto essa integração não se concretiza, a orientação é seguir as diretrizes das perguntas frequentes nº 25.01 e 25.02 do eSocial. Isso implica reabrir as folhas de pagamento dos períodos reclamados, editar manualmente a remuneração e incluir a rubrica “Base de Cálculo do FGTS – Reclamatória Trabalhista” no DAE, entre outros passos detalhados nas orientações.

Integração e Declaração via eSocial (Evento S-2500)

A base para esta integração reside na declaração prévia dos processos trabalhistas no eSocial, por meio do evento S-2500. Este evento, já conhecido pelos profissionais de RH, é fundamental para o registro detalhado das informações relativas a ações trabalhistas. Sua correta alimentação gera o totalizador S-5503, que consolida os dados do FGTS e permite a comunicação de bases de cálculo, além de ajustes em informações de vínculos empregatícios, garantindo a conformidade das declarações. As empresas devem seguir rigorosamente as diretrizes do Manual de Orientação do Empregador (MOS) ao enviar o evento S-2500, informando dados do trabalhador e as bases de cálculo do FGTS conforme a sentença ou acordo.

Campos Específicos para Declaração das Bases de Cálculo do FGTS

No evento S-2500, o empregador dispõe de três campos para informar as bases de cálculo do FGTS, cada um com uma finalidade específica:

• {vrBcFGTSProcTrab}: Destinado a bases de cálculo do FGTS que ainda não foram declaradas em GFIP ou no eSocial. Inclui também verbas complementares reconhecidas no processo trabalhista.
• {vrBcFGTSSefip}: Utilizado para bases de cálculo do FGTS que já foram declaradas em GFIP, mas ainda não foram recolhidas e não haviam sido declaradas no eSocial.
• {vrBcFGTSDecAnt}: Para bases de cálculo do FGTS já declaradas no eSocial até a competência anterior à implantação do FGTS Digital e que ainda não foram recolhidas. Este campo também deve ser usado para bases declaradas tanto em GFIP quanto no eSocial.

Os campos {vrBcFGTSSefip} e {vrBcFGTSDecAnt} foram concebidos para simplificar o recolhimento em atraso de todo o FGTS devido ao trabalhador, que originalmente deveria ter sido recolhido via GFIP. Eles permitem ao empregador gerar uma única guia para regularizar o FGTS do trabalhador, aceitando valores até a competência de referência 02/2024 (período anterior ao início do FGTS Digital).

Detalhes do Totalizador S-5503 e Tipos de Valores de FGTS

Após a transmissão do processo trabalhista, o eSocial gerará o totalizador S-5503 (Informações do FGTS por Trabalhador em Processo Trabalhista). É crucial que o empregador confira os valores de FGTS registrados neste totalizador. Serão gerados três tipos de valores de FGTS específicos para a reclamatória:

• 71 - FGTS Processo Trabalhista – Mensal 8%
• 72 - FGTS Processo Trabalhista – Mensal 2%
• 73 - FGTS Processo Trabalhista - Indenização compensatória do empregado doméstico (ainda em implantação no FGTS Digital)

Todos esses valores serão consolidados em uma única competência de apuração, correspondente à data da sentença ou acordo informada no evento S-2500 (campos “dtSent” ou “dtCCP”). Cada mês com informações de bases de cálculo do FGTS será considerado uma competência de referência.

Cálculo da Indenização Compensatória (Multa Rescisória) no FGTS Digital

Enquanto as bases de cálculo do FGTS mensal são informadas diretamente no evento S-2500 do eSocial, os valores referentes à indenização compensatória (multa rescisória) deverão ser declarados no próprio FGTS Digital. Para isso, foi criada uma funcionalidade específica dentro do módulo de REMUNERAÇÕES PARA FINS RESCISÓRIOS, denominada GESTÃO DE HISTÓRICO DE REMUNERAÇÕES DE PROCESSO TRABALHISTA. Esta funcionalidade listará apenas trabalhadores com motivos de desligamento, categoria e regime trabalhista que prevejam o pagamento de indenização compensatória.

É fundamental que os empregadores estejam atentos para não duplicar bases de cálculo, o que poderia resultar em um aumento indevido do valor da indenização compensatória. O cálculo gerado nesta funcionalidade é um adicional à multa rescisória e não se confunde com o cálculo da indenização compensatória ordinária. Os valores de FGTS do tipo mensal informados no S-2500 serão utilizados como base para o cálculo da multa rescisória, com a possibilidade de edição do valor total da base pelo empregador.

Geração das Guias de Recolhimento no FGTS Digital

O resultado do cálculo da indenização compensatória gerará o tipo de valor “991” (FGTS indenização compensatória - Processo Trabalhista), que será integrado ao módulo de Gestão de Guias para a geração e pagamento do débito. Os valores serão compartilhados com o módulo de Gestão de Guias, tanto nas funcionalidades de Guia Rápida quanto de Guia Parametrizada. Um novo filtro para o número do processo trabalhista estará disponível na Guia Parametrizada, podendo ser utilizado isoladamente ou em conjunto com outros filtros.

Caso a empresa tenha informado bases de cálculo em mais de um campo (vrBcFGTSProcTrab, vrBcFGTSSefip e vrBcFGTSDecAnt), esses valores serão somados e exibidos em uma única linha para cada competência de referência no detalhamento das guias geradas. Após selecionar os débitos e adicioná-los à guia, o empregador deverá seguir o fluxo normal para a emissão, incluindo outros valores e definindo a data de vencimento.

A Importância da Preparação e Conformidade

A transição para o FGTS Digital nos processos trabalhistas representa um avanço na simplificação e padronização. Para garantir uma adaptação suave e evitar penalidades, é imprescindível que as empresas ajustem seus processos internos, promovam o alinhamento com suas assessorias contábeis e jurídicas, e capacitem suas equipes de RH para dominar as novas funcionalidades e requisitos do eSocial e do FGTS Digital. A conformidade com estas novas regras é essencial para a saúde fiscal e trabalhista da organização.